Du 4 au 7 septembre, le Comité d’Organisation des Jeux Olympiques de Tokyo 2020 a accueilli près de 500 représentants des médias en ce y-compris quelque 40 ‘Communication Managers’ de Comités Nationaux Olympiques afin de les informer de la manière dont la communication et l’information allaient être traitées avant et pendant les JO. Les organisateurs des Jeux de Tokyo 2020 avaient logiquement choisi le Tokyo Big Sight (photo) pour y rassembler les participants. En effet, ce palais des congrès abritera le centre principal de presse et celui des médias audiovisuels, le MPC et l’IBC. 26.000 journalistes y passeront d’une manière ou d’une autre et les médias japonais mettront sur ces Jeux une pression à nulle autre pareille.
Luc Rampaer, communication manager du COIB était présent à Tokyo pour y recueillir l’information.
Du Typhon au tremblement de terre :
Ces 4 journées ont vu, au début de la conférence, le passage d’un typhon particulièrement actif et le lendemain, au petit matin, plusieurs participants ont été réveillés par la forte secousse sismique (magnitude de 6,7) qui a fait trembler l’île d’Hokkaido, à 400 km au nord de Tokyo. La nature peut être sévère au Japon et, à ce propos, tous ceux qui auront la chance de participer aux JO de 2020 doivent s’attendre à des températures élevées dont le ‘ressenti’ sera encore accentué par l’humidité de l’air (élevée en plein été). Il est effectivement fréquent d’être confronté à des températures proches ou supérieures à 40°C ! Des pluies torrentielles peuvent également apparaître à la suite d’un orage de chaleur en été.
IBC-MPC :
Le Big Sight de Tokyo est situé au sud est de Tokyo dans ce que les organisateurs ont appelé la ‘Bay zone’. Autour, dans un rayon de 10 km, pas moins 21 sites de compétition y sont accessibles dont la natation, la gymnastique, le tennis…l’athlétisme étant légèrement plus au Nord-ouest. Il est accessible en transports publics via trois stations de train. Les transports publics existants et particulièrement bien organisés seront privilégiés par les organisateurs (Plan).
Les services prévus :
L’accès à Internet sera gratuit pour les médias ont annoncé les Japonais et le Wi Fi sera accessible au MPC, au village des athlètes et sur tous sites de compétitions. La 5 G sera rendue accessible dès le printemps 2020 par NTT Docomo, le partenaire téléphonie des Jeux de Tokyo qui a annoncé l’octroi d’une carte SIM (couvrant une gratuité de 15 jours) aux journalistes présents aux Jeux en 2020.
Les journalistes accrédités pourront également – et c’est nouveau - suivre une conférence de presse des médaillés d’une épreuve depuis n’importe quel autre site olympique. En effet, celle-ci sera diffusée via ‘My Info’ et traduite simultanément dans plusieurs langues étrangères…
Notons également que le service d’information des JO proposé par le CIO et le comité d’organisation, baptisé OIS (Olympic information services) offrira toute une série d’information à la presse (News, bios d’athlètes, interviews, actualités des Jeux…) et ce de manière plus performante encore que par le passé.
Nos impressions :
« Il est fort probable que ces Jeux soient les mieux organisés de l’histoire olympique » nous dit Luc Rampaer, communication manager du Team Belgium et présent à Tokyo à l’occasion du WPB, « Quelques points méritent néanmoins, dès aujourd’hui, notre attention. Un de ceux-ci sera le logement pour la presse. En effet, Tokyo 2020 a bloqué un total de 3 557 chambres, dans 81 hôtels à Tokyo (dont 20 % en dehors de la ville). Il n’y aura donc pas de village média et il faudra tenir compte de l’exiguïté des chambres (dont une grande majorité ne proposent pas le petit déjeuner). La pression (énormément de monde) dans les transports (que ce soit le métro ou le traffic routier) est également une réalité dont il faudra s’accommoder. Peu de place au village olympique également. Si les athlètes seront très bien logés…il devront se contenter de peu d’espace et la zone internationale du village olympique ne prévoit à ce jour qu’une seule salle de conférence de presse et trois locaux d’interviews ‘one to one’ ! Ici aussi, nous devrons nous adapter à cette situation si le comité d’organisation maintient la configuration actuelle. Les conférences de presse de présentation des athlètes devront très probablement s’organiser ailleurs ! ».
En conclusion, l’impression générale est très positive. Jamais des organisateurs de Jeux n’auront été aussi proactifs dans la programmation et la planification des tâches à réalisées. C’est sur ce modèle qu’est basé toute la culture japonaise. Cela implique également que les demandes dernières minutes ont peu de chances d’aboutir …et que nous devrons nous préparer sans tarder!